Az új szabályok sokszor nehéz helyzetbe hozzák a cégeket, van, hogy évtizedek alatt berögzült szokásokon kell változtatni.
Ennek fényében érdemes újból megvizsgálni cégünk munkahelyi adatkezelési gyakorlatát.
A tét nem csekély, hiszen a munkavállalóknak kifejezetten erősödik a jogi fegyvertára, mind az adatvédelmi hatóság, mind a munkaügyi bíróság előtt. A GDPR munkahelyi adatkezeléssel kapcsolatos legfontosabb módosításait dr. Várady Endre gyűjtötte össze.
A munkavállalók iratai csak bemutatásra kérhetőek el
Ezentúl figyelnünk kell arra, hogy egy munkatárs felvételénél a munkavállaló iratait (pl. személyi igazolvány, jogosítvány, lakcímkártya, adókártya, végzettséget igazoló dokumentumok) csak bemutatásra kérhetjük el, és ezekből semmilyen másolatot nem készíthetünk, sem elektronikusan, sem papíron. Ez gyakorlati nehézségeket eredményezhet például akkor, ha a munkaügyi hatóság a munkaviszony létesítéséhez szükséges feltételeket ellenőrzi, és a munkavállalónak nincs meg valamely irata. Ezért egy olyan megoldást kell találni, amely tekintettel van mind a munkaügyi ellenőrzés, mind az adatvédelmi szempontokra.
Erkölcsi bizonyítványt csak rendkívül szűk körben lehet bekérni
Mostantól a munkavállaló erkölcsi bizonyítványát is csak bemutatásra lehet elkérni és csak kivételesen, jellemzően akkor, ha az erkölcsi bizonyítvány bemutatását cégünk jelentős vagyoni érdeke indokolja (pl. pénzkezelés, őrző-védő feladatok, IT rendszergazda munkakörök esetén), vagy ha a jogszabály kifejezetten előírja. A jogszerű adatkezelés érdekében cégünk vagyoni érdekét dokumentáltan be kell mutatni az úgynevezett „érdekmérlegelési teszt” használatával.
Szigorodnak a munkahelyi ellenőrzés feltételei
Ha például munkavállalóink számítógép- vagy e-mail használatát akartuk ellenőrizni, azt eddig is csak előzetes tájékoztatás után tehettük meg. A salátatörvény bevezetésével annyiban változott a helyzet, hogy a tájékoztatást írásban kell megadni, és a tájékoztatásnak ki kell térnie arra is, hogy cégünk intézkedései miért szükségesek és arányosak a munkavállaló személyiségi jogainak korlátozásához képest.
Tilossá vált a biometrikus beléptetők használata
A módosult jogszabály következtében gyakorlatilag tilossá vált a biometrikus (pl. ujjlenyomatos) beléptető rendszerek használata. Ez alól nagyon szűk körben van kivétel: például, ha az ilyen beléptető rendszer működtetése a munkavállalók testi épsége és egészsége védelmében szükséges.
Változnak a kamerás megfigyelési szabályok
Mostantól cégünk felelőssége eldönteni, hogy mi az a legrövidebb időtartam, ameddig a felvétel megőrzése feltétlenül szükséges. Változott az is, hogy ezentúl kizárólag cégünk magánterületén lehet felvételt készíteni, a magánterületként használt közterületi részen (például a cég épületének bejárata körül) már nem rögzíthető felvétel.
Merre tovább?
Összegezve, a munkahelyi adatkezelési szabályok jelentősen szigorodtak és a munkahelyi adatkezeléssel kapcsolatos elvárások egyre magasabbak lesznek. Ezért a cégeknek javasolt felülvizsgálni ezen a területen eddigi gyakorlatukat, szabályzataikat és egyéb dokumentációjukat. A VJT & Partners adatvédelmi csapata örömmel segít a jogszerű és testreszabott munkahelyi eljárások kialakításában.
További információk: office@vjt-partners.com
