A magyar adózási rendszer meglehetősen bonyolult, ezért nem csoda, ha a legtöbb magánszemély és vállalkozás meg sem próbálkozik a bevallásokkal, adózásokkal kapcsolatos teendők elvégzésével, hanem inkább könyvelőre bízza a munkát.
Emiatt a könyvelőirodák többsége általában nyakig úszik a munkákban (különösen igaz volt ez akkor, amikor hirtelen megváltoztatták a KATA-adózást, és rengeteg vállalkozónak lett szüksége sürgősen könyvelőre), ám muszáj szervezetten végezni a feladatokat, különben kitör a káosz.
Egy CRM-rendszer pedig ebben nagy segítség lehet, a MiniCRM szoftverébe például integrálhatóak is a naptár- vagy táblázatkezelő programok, így a program voltaképpen az egész cég működésének vázát adhatja. Nézzünk is pár konkrét példát, hogy hogyan!
Áttekinthető ügyféladatok
Egy könyvelőiroda általában sok ügyféllel dolgozik egyszerre, akiknek az adatait nemcsak tárolni, hanem olykor frissíteni is kell. Vegyünk egy nagyon egyszerű, gyakran előforduló esetet: az egyik ügyfeled jelzi, hogy megváltozott a telefonszáma. Mivel ez az adat több kolléga számára is szükséges, ezért nekik is tudniuk kell róla.
Mit teszel? Mondod nekik szóban? Lehet, hogy épp mással vannak elfoglalva és elfelejtik felírni. Küldesz egy kör-e-mailt? Előfordulhat, hogy elsiklanak felette, vagy a nagy levéltömegben csak napokkal később kezelik majd.
Ám ha a CRM-ben átírod a telefonszámot, akkor ez az egész rendszerben frissül, így ha bármelyik munkatársad megnyitja az ügyfél adatlapját, akkor ott már rögtön a frissített adatokat látja majd.
Hatékony határidő-kezelés
Egy könyvelő számára a határidő maga a szentírás, hiszen a NAV nem viccel, elég egy napot is késni, máris jöhet a bírság. Az időpontok fejben tartása és a monitor szélére ragasztott post-itek ideje viszont lejárt, a naptárprogramba egyesével való beírogatás pedig nemcsak fárasztó, de feleslegesen sok időt is vesz el.
A MiniCRM viszont megoldja ezt a problémát. Minden munkatárs kap ugyanis teendőket, melyek saját határidővel rendelkeznek. Ezt kiadhatja nekik maga a rendszer, egy másik kolléga vagy épp ők saját maguknak.
A Mai napom nézetben minden reggel megjelennek az aktuális napra szóló feladatok, így minden fontos elintéznivaló szem előtt lesz. Ami pedig még nem aktuális, azt egy kattintással el lehet napolni.
Akár automata e-mail sablonok
Nálatok mennyi idő megy el azzal, hogy ugyanazt a levelet küldözgetitek ki kézzel minden egyes ügyfélnek (például emlékeztető az adók befizetésének határidejéről)? Ez tipikusan egy olyan feladat, amit egy CRM rendszer is elvégezhet helyettetek. A szoftverben létre lehet hozni sablon e-maileket, melyeket csak egy kattintásba kerül kiküldeni az ügyfeleknek.
Sőt, ami ennél is jobb, hogy akár teljesen automatán, emberi beavatkozás nélkül is kimehetnek a levelek! Ez például akkor jön jól, ha egy új érdeklődő fel akarja venni veletek a kapcsolatot a weboldalatokon. Ilyen esetben az űrlap elküldése után a rendszer rögtön kiküldhet neki egy általános tájékoztató, üdvözlő e-mailt a nevetekben.
Ha feliratkozik a Műszaki Magazin Hírlevelére, sosem marad le a híreinkről! További friss híreket talál a Műszaki Magazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!
