Használati jog – A cikksorozatunk első részében áttekintettük, hogy milyen költségei vannak az ERP rendszereknek, a második részben alaposan megvizsgáljuk a licensz költségeket. Azt, hogy milyen licenszek vannak, amelyeket meg kell fizetni egy hagyományos on-premise és a korszerű felhős rendszerek esetében.
Mi is a licensz? Amikor megvásárlunk egy szoftvert akkor nem kapjuk meg annak a tulajdonát, hanem csak a használati jogát. Pont olyan, mint mondjuk a Titanic mozifilm esetében, a filmnek a jogdíjai nem hozzánk folynak be attól, hogy megvettük azt mondjuk egy DVD-lemezen, vagy csak mozijegyet vettünk rá. Az marad a film készítőinél, jelen esetben a Paramount Pictures stúdiónál, mi csak azt kapjuk meg, hogy annyiszor nézhetjük meg ahányszor akarjuk. A szoftver licenszeknek is pontosan ilyen természete, ahol a szellemi alkotások szerint 3 különböző jog különböztetünk meg:
- Szerzői jog: Aki írta a művet/szoftvert. Minden esetben a gyártó tulajdona.
- Kereskedelmi jog: Azon cégek, aki eladhatják a szoftvert, a vég felhasználóknak.
- Felhasználó jogosultság: A szoftver korlátozott használatának joga.
A gyártó érdeke az, hogy a lehető legtöbb végfelhasználóhoz jusson el a terméke, mert így keresi a legtöbb pénzt. Ezért törekszik arra, hogy a lehető legjobb terméket állítsa elő, a lehető legkisebb költséggel. A gyártó nem ad el ERP rendszert közvetlenül (kivételek a kis gyártók) hanem azt viszonteladóknak, kereskedőknek adja oda, és tőlük kapja meg a pénzét. Ez a filmes analógiában azt a Paramount Pictures stúdiót jelenti, aki leforgatta a filmet. Valójában a szoftverek ebben az esetben kissé eltérnek a művészeti alkotásoktól, mert a szerző, mint olyan nem szűnik meg a film szerzője lenni, őt mindig fel kell tüntetni. De egy ERP rendszer esetében több száz programozó és tervező mérnök van, az alkotások amit a munkájukkal készítenek a gyártó szerzői jogába kerülnek. Ilyen cégek például: az SAP, a Microsoft, az Oracle, stb…
A kereskedő az, aki szerződik a gyártóval és vállalja, hogy eladja a terméket a végfelhasználóknak. A Titanikos példában ilyen a Cinema City, aki mozikat üzemeltet és fizet a gyártónak. Először is magáért a forgalmazási jogért, majd pedig minden eladott DVD-ért vagy mozijegyért. Ráadásul mindezt úgy, hogy ebből ki kell gazdálkodni a saját költségeit és még profitot is szeretne nem elítélhető módon. Látni fogjuk később, hogy nem a licensz eladás éri meg neki a legjobban…
A végfelhasználó használhatja a terméket, megnézheti a filmet, csak egyszer ha mozijegyet vett, vagy többször ha DVD-n vette meg. A jogai korlátozottak, mert hiába nézheti meg annyiszor ahányszor akarja, azt nem teheti meg, hogy esténként nappalijában levetetti idegeneknek akiktől pénzt kér, mert az már kereskedelmi tevékenységnek minősül. Általában ezek vannak leírva azokban a hosszú ÁSZF (általános felhasználási feltételekben) amit nem szoktunk elolvasni…
A gyártó és forgalmazó nem egy csapat?
Sok minden. Például az, hogy a kereskedőnek és gyártónak bizonyos mértékig ellentétes érdekeik vannak. Ugyanis a gyártónak az a jó, ha minél többen nézik meg filmet, a kereskedőnek meg az, ha lehető legtöbb kapcsolt szolgáltatást adja el nekünk. Mert a profit nem a licenszeken (mozijegyen) van, hanem a pattogatott kukoricán és a kólán, ami a vállalatirányitási rendszerek piacán a tanácsadást és a bevezetéshez kapcsolódó szolgáltatásokat jelenti.
Az is nyilvánvaló, hogy a mozis világgal ellentétben a gyártó nem csinál évente két-három filmet, hanem azt az egyet toldozgatja foldozgatja, ami van neki. Miért is tenné? hiszen folyamatos bevételt termel neki. Nagy kockázat és hatalmas költség lenne egy újabb teremkét előállítani, bevezetni azt a piacra, megismertetni, reklámozni, stb…. Az sem ritka, hogy a régi vállalatirányítási rendszereket „felhősítik”, amit korábban telepítettek hozzánk, berakják egy szerver terembe és onnan üzemeltetik tovább nekünk.
Persze vannak újabb gyártók, és a termékeik ilyen a prodHost vállalatirányítási rendszer is. Amelyek eleve úgy készültek, hogy azok egyrészt közvetlenül a végfelhasználóknak lehessen adni a „pattogatott kukorica” nélkül. Másrészt technológiailag is úgynevezett elosztott rendszerekre készültek, amelyek nagyságrendekkel csökkentik a költségeket. Ahhoz, hogy megértsük a legjobb erre a gépkocsik példája, amelyek az életük során 95%-ban valahol parkolnak, csak ritkán vannak valójában használatban. Ha minden ember „bedobná a közösbe” a kocsiját, akkor 20-szor kevesebb autóra volna szükség, töredék parkolóhelyre, és így tovább… Belátható, hogy a kocsiknál a nagyon különböző felhasználói igények és szokások miatt ez egyenlőre még nem megvalósítható. De azoknál a vállalatirányítási rendszereknél, amelyek többé-kevésbe ugyanolyanok mindenkinél, ez gyönyörűen megvalósítható. A testreszabások az üzemeltetési architektúrát nem befolyásolják.
Tehát a modern vállalatirányítási rendszerek, amelyek valóban felhősek (a szakirodalomban ezt „Born in the Cloud” nak hívják) azok nagyságrendekkel olcsóbbak! Amely ár-előnyből a végfelhasználók is érdemben tudnak részesülni. Egész egyszerűen a valóban felhős vállalatirányítási rendszerek esetében nincs ilyen költség!
A Licensz díj az a költség, ami a végfelhasználó használati jogát biztosítja a szoftverre az On-pemise ERP rendszerek vagy azok felhősített verzíói esetében. A valóban felhős ERP rendszerek esetében ilyen költség nincs.
Milyen licenszek is vannak?
Két fajta licensz van a vállalatirányítási rendszerek világában:
- a modul licenszek
- a felhasználói licenszek.
Pontosan mit is jelent ez? Azt, hogy a modul licenszekkel fizetünk azért, hogy többet tudjon a program amit majd használunk. Például legyen benne minőség biztosítás, üzemi terminál vagy tudjon számlázni is. Nézzük meg a legismertebb moduláris felépítést az SAP moduljainak szerkezetét:
A mozisanalógiára visszavezetve, ez azt jelenti, hogy a DVD-n amit megveszünk rajta van a rendezői változat, minden extra és mondjuk több nyelvű szinkron is. Ez a modulokba rendszerezett „plusz tudás” szinte minden esetben külön pénzbe kerül, tudomásunk szerint csak a prodHost ERP rendszere olyan, ahol a plusz funkcionalitás nem módosítja az árakat, vagyis az ingyenes.
Szabályozás
A gyártók a felhasználói licenszeket (felhős ERP rendszerek esetén az előfizetési díjakat) két fajta szempontból szabályozzák: a felhasználó típusa szerint és a felhasználóhoz tartozó funkcionalitás szerint.
A felhasználói licensz (vagy előfizetés) típusa többféle lehet: névre szóló vagy úgynevezett konkurens (egyidejű) és létezik az eszköz licensz is. Nézzük meg melyik mit is jelent. Amikor névre szóló licenszről vagy előfizetésről beszélünk akkor azt mondjuk, hogy aki hozzáfér az ERP rendszerhez adott felhasználóval csak egyetlen személy lehet, az Ő nevére szól. Jellemzően ez a személy több eszközről is használhatja a programot, de szinte soha nem egy időben. Tehát ha be van lépve a telefonján, akkor a laptopján már nem tud belépni. Gyakori trükk, hogy az adott névre szóló licenszet/előfizetést nem egy konkrét személyhez rendelik, hanem egy csoporthoz rendelik, úgymint „iroda”, vagy „raktárosok” vagy hasonló… És amikor az egyik embernek kell, akkor a másik ember kilép, aki éppen addig használta. – ez teljes egészében illegális. Az ÁSZF-ek egész konkrétan tiltják ezt, sőt vannak olyan auditok, amikor ezeket ellenőrzik, és ha ilyet találnak, akkor listaáron számlázzák a felhasználót/vagy előfizetést visszamenőleg. Súlyos költség lehet ez annak, aki jóhiszeműen vagy szándékosan, de vétett a felhasználási szabályok ellen.
Az ilyen és ehhez hasonló igények kielégítésére van az úgynevezett konkurens (egyidejű) felhasználó. Ebben az esetben a licensz-struktúra úgy néz ki, hogy nem emberenként, azaz felhasználónkként veszünk egy-egy licenszet, hanem minden embernek (azaz felhasználónak) be lehet lépnie a vállalatirányítási rendszerbe, de egyidőben csak annyian lehetnek bent, ahányuknak konkurens (egyidejű) licensze van az adott cégen belül. Pont olyan mintha mindenkinek lenne engedélye a céges kocsik használatára, de egyidőben csak annyian vezethetnek, ahány kocsi van. Nyilvánvalóan az ilyen típusú licenszek/előfizetések lényegesen drágábbak, mint a névre szolók (legalább a kétszerese az ár).
A harmadik jellemző típus az eszköz licensz, ami tulajdonképpen azt jelenti, hogy egy konkrét számítógépre, mobiltelefonra vagy raktári kéziszámítógépre vásárolunk hozzáférést. Gyakorlatilag az használja a vállalatirányítási rendszert, akinél az adott eszköz van. Nagyon hasznos azon munkatársak esetében, akik több műszakba járnak és ugyanazt a gépet használjak (művezető, raktárosok, MEO, stb…).
A felhasználói licensz (vagy előfizetés) a funkcionalitása szerint is többféle lehet. Vannak olyan ERP rendszerek, amelyek esetében az adatokhoz való hozzáférés szintje szerint áraznak, azaz egy adatfeltöltő és teljesjogú felhasználó közt nagy beszerzésiár és karbantartási költség különbség van. Sőt van olyan is amikor egy felhasználónak csak „betekintő” jogosultsága van, ez utóbbi jellemzően olcsóbb, mint a normál felhasználók. Előfordul, hogy a gyártók a különböző funkcionalitást külön kliens programmal valósítják meg, azaz más program fut az ügyvezető laptopján, mint a raktáros készülékén, vagy a csarnokban elhelyezett TV-készüléken.
Természetesen a gyártók a típus és felhasználói licenszekből sokfelé variációt állíthatnak össze, amelybe sokszor belerakják az alap rendszer moduláris tudását is.
Példa az árazásra
Az első táblázat a Modul licenszekre mutat egy példát
Mit is kell itt észrevenni?
- Itt általában nincs darabszám, mert egy modul „tudását” vásárolunk meg a rendszerünkbe
- Szokott lenni listaár és kedvezményes ár is (ha nincs benne legalább 20% alkudni kell)
- Van egy karbantartási díj, ami egy rendszeres éves költség
Nézzünk egy példát a kliens licenszeke:
Mit is kell itt észrevenni?
- Itt már van darabszám, ami vagy az emberekre vagy az eszközökre vagy a konkurens (egyidejű) felhasználásokra vonatkozik.
- Itt is szokott lenni listaár és kedvezményes ár is
- Van egy karbantartási díj, ami egy rendszeres éves költség, ha több felhasználót veszünk akkor ez a díj arányosan növekszik.
Összességéében ez a két táblázat szokta kiadni a Licensz költségeket.
Persze előfordulhat, hogy egy-modulnak „saját” kliensei vannak, ilyen lehet a raktári modul és a hozzátartozó kliensek licenszei. De az is lehetséges, hogy különböző irodai felhasználóknak más-más a díja attól függően mely modulhoz férnek hozzá.
Licenszek könyvelése: Számviteli szempontból a licenszek immateriális javaknak minősülnek és mint ilyenek bekerülnek a jószágok közé, ahol értékcsökkenéssel vesztik el az értéküket. Ha kérdezik, akkor a javaslat az, hogy 6 év alatt amortáljuk le az 50%-os maradványértékig.
A cikksorozat további részeiben megvizsgáljuk a többi felmerülő költséget is.
