A cikksorozatunk korábbi részeiben áttekintettük, hogy milyen költségei vannak az ERP-rendszereknek, beleértve a licensz költségeket is.

A mostani részben a másik legnagyobb költséget jelentő bevezetést és az ahhoz tartozó kiadásokat és buktatókat tekintjük át.

A prodHost a közelmúltban bekerült a Microsoft for Startups programba, mely komoly szakmai elismerésnek számít.

Elsőnek tisztázzuk, hogy mi is az a bevezetés. A bevezetés a kiválasztott ERP rendszer implementációja, ami tulajdonképpen a tanácsadó cég szolgáltatásait foglalja magába. Ezeknek célja, hogy mi a lehető legjobban ki tudjuk használni a választott rendszerünk lehetőségeit. A bevezetés négy különböző szolgáltatásból áll össze: a rendszer telepítéséből és konfigurálásából; a rendszer használatához kapcsolódó oktatásokból; a rendszer testreszabásából és igényeinkhez illesztéséből, illetve a migrációból. A testreszabás olyan nagy téma, hogy annak saját cikket szentelünk, ezért most a másik hárommal foglalkozunk.

Az ERP-rendszer telepítése

Felhős rendszerek esetében ez a költség gyakorlatilag nincs, mert ott erre a tevékenységre nincs szükség. A hagyományos (azaz helyben telepített) rendszerek esetében viszont ez igen komoly és költséges munka, hiszen telepíteni kell az adatbáziskezelőt és a szerver alkalmazásokat, majd konfigurálni kell azokat a mi igényeinkhez.

Számtalan probléma adódhat a szerveren lévő operációs rendszerrel, a tűzfalakkal és a helyi hálózati beállításokkal is, melyek plusz időráfordítást igényelnek, ami további költségekkel jár. Gyakori eljárás ezen problémák kiküszöbölésére, hogy a ERP szolgáltató egy teljesen külön szervert vetet velünk, azért, hogy a rendszere „ne akadjon össze” semmivel. Ez esetben a Windows licenszek és a hozzájuk tartozó CAL-ok megint csak jelentős költséget eredményeznek. Arról nem is beszélve, hogyha a felhős rendszerekéhez hasonló adatbiztonságot akarunk elérni, akkor szükség van egy tartalék, úgynevezett back-up szerverre is, ami megduplázza ezeket a költségeket. De az adatbiztonság ekkor is csak a töredéke lesz a felhős rendszerekhez képest, hiszen minden egy helyen van egy szerver szobában. Emiatt gyakran alkalmaznak mentést külső NAS-ra, ami – ideális esetben – fizikailag más helyen található. Persze ez is plusz eszközköltséggel jár, illetve a mentéshez szükséges szoftverek megvásárlásával, és a beállításukhoz szükséges időráfordítás is pénzbe kerül. És ha mindezzel megvagyunk, akkor ránk szakad ennek bonyolult rendszernek a karbantartása és annak rendszeres díja is, hiszen gyakran változik a szoftver környezet (Windows Update-ek).

Ráadásul az is előfordulhat, hogy a fentieken felül még egy szerver szükséges, az úgynevezett terminál szerver, amin keresztül a felhasználók bejelentkeznek és használják a telepített alkalmazásokat. Ennek szintén jelentős licensz és karbantartási költsége van.

Összességében elmondható, hogy a csak azon cégeknek javasolt ilyen típusú szerverre telepíteni az ERP rendszerüket, akik állandó és szakképzett informatikai osztállyal rendelkeznek. Mindenki másnak jobban megfelelnek a felhős megoldások.

Talking about the poultry industry

A rendszer használatához kapcsolódó oktatások

A rendszer nem kezd el magától működni, azt működtetni kell, amihez az szükséges, hogy a kulcs és a „mezei” felhasználók ismerjék annak lehetőségeit és funkcióit. Ezt meg kell tanulni, be kell tanítani. Általában ezt a tudást az ERP szolgáltató általi képzésekkel lehet megszerezni, ezeket tanácsadói napdíjjal számolják el felénk. Természetesen az oktatások szükségesek, de érdemes átgondolni, hogy milyen formában történnek. A leggyakrabban használt módszer az, amikor több napos oktatások vannak, ahol a mi embereink tantermi formában meghallgatják az előadásokat. Ez tulajdonképpen a legrosszabb, amit alkalmazhatunk. Egyrészt a kulcsembereink napokra kiesnek, ami nekünk nem jó. Másfelől olyasmire oktatják őket, amit majd csak hónapok múlva kell használniuk, amikor már nem emlékeznek rá. Harmadrészt az oktatás nagyon ritkán gyakorlatias, a felhasználók csak megnézik, hogy csinálja az oktató, ők maguk csak sokkal később, már élesben fogják ugyanazt csinálni.

Segíthet a helyzeten, ha az oktatások személyesek és/vagy kiscsoportosak, van egy teszt rendszer és a felhasználók veszélytelenül ki is próbálhatják a tanultakat. Általában az így szerzett tudás is jobban rögzül.

A modern rendszerekhez videós segítség is elérhető, külön online oktatási tematikával, vizsgákkal. Azonban vannak olyan szolgáltatók, akik mindezt külön pénzért bocsájtják a felhasználóik rendelkezésére.

Migráció a korábbi adatforrásokból

A folyamatos működéshez importálni kell a korábbi adatokat az új rendszerbe, ami egyrészt jó, mert megvan a történetünk, másrészt viszont rossz, mert egy ERP rendszer csere gyakran jár szerkezeti, cikkszám vagy egyéb változásokkal is, amiket ez korlátoz. A régebbi adatok a legkülönbözőbb adatforrásokból jöhetnek, ami miatt azok beemelése tanácsadói szolgáltatás igényel. A törzsadatok (cikkek, partnerek, technológiák) általában jól beemelhetőek, de a korábbi mozgásadatok nem (korábbi szállítások, rendelések, számlák stb.).

Itt kell megjegyezni, hogy a rendszer, amit választottunk nem lesz mindig velünk. Ügyeljünk arra, hogy ne essenek túszul az adataink az ERP-ben. Azaz már most figyeljünk rá, hogy könnyen gyorsan és egyszerűen hozzájuk tudjunk férni, hogy egy esetleges váltást ez ne nehezítsen meg. Mert ha ehhez szüksége lesz tanácsadói segítségre, annak bizonyosan magas ára lesz, hiszen a szolgáltatónak nem érdeke segíteni azt, hogy elveszítsen minket.

A tanácsadási költségek

A szolgáltatások magas költséggel járnak, aminek nyomós oka van. Egy ERP szakértő vagy programozó nettó 500 000 és 1 millió forint között keres (plusz szolgálati autó). A magas fizetést az indokolja, hogy egyrészt képzett szakmérnökökről van szó, másrészt komoly hiányszakma az övék. Ennek megfelelően tanácsadói napidíjuk jellemzően 140 000 és 250 000 ezer forint között mozog. A tanácsadáshoz kapcsolódhatnak utazási és szállás költségek is, amelyeket jellemzően felhasználás alapján utólag szoktak a szolgáltatók elszámolni felénk.

Konklúzió

Törekedjünk arra, hogy kevés tanácsadói napot vegyünk igénybe és azt jól hasznosítsuk. Azaz a kollégák figyelme is legyen ott az oktatásokon, ne csak a személyük. Amikor a konzultáció úgy zajlik, hogy a kulcsemberek ki-be rohangálnak (pont most van reklamáció, egy géphiba, egy szállítás stb.) akkor az kidobott pénz. Ez senkinek sem jó, mert mi kifizettük a sok pénzt, a kollégák meg a rendszert szidják, holott csak nem tudják használni megfelelően. Arról nem is beszélve, hogy a hatékonyságunk is romlik, holott a bevezetés célja az, hogy az jelentősen javuljon.