A 2020-as évekre a globális trendeket követve hazánkban is elterjedt jelenséggé vált, hogy a kis- és középvállalkozások egyre inkább elektronikus felületekre kezdik költöztetni a munkafolyamataikat.

A legtöbb piaci szereplő azért kezd el digitalizálni, hogy ezáltal gyorsabban és akár automatikusan tudja kiszolgálni ügyfélköre igényeit, legyen szó vásárlásról, szervízről vagy akár későbbi terméktámogatásról. Nem mindegy azonban, hogy a cégek mikor, miért és miként vágnak bele egy-egy ilyen informatikai fejlesztésbe. Milyen területeket érdemes digitalizálni és melyek a megfelelő lépések ebben a folyamatban?

– Borzák Péter, az INSPYRE ügyvezető igazgatójának elemzéséből kiderül.

Egy vállalkozás életében bizonyos számú dolgozó felett a munkafolyamatok szükségszerűen elkezdenek elkülönülni. A növekedéssel párhuzamosan a feladatok digitális számontartása is megkerülhetetlenné válik, mely nem csak a jobb információáramlást ezáltal pedig a hatékonyabb együttműködést segíti elő, de előmozdítja az egységesítést és nem utolsó sorban mérhetővé teszi az eredményeket is.

“Magyarországon is általános elképzelés, hogy a digitalizálás közben már korábban működő, bejáratott folyamatok kerülnek át elektronikus felületekre, holott sokszor csak ezzel a lépéssel történik a már régóta elengedhetetlen rendszerek kialakítása. Ennek a téves felfogásnak az eredménye, hogy a hazai KKV-k egyik része jellemzően csak az utolsó utáni pillanatban határozza el magát egy digitális fejlesztés mellett, gyakran olyankor, amikor már hátrányba került a versenytársaival szemben. A másik csoportba ezzel ellentétben azok vállalkozások tartoznak, amelyek az alapítás pillanatától kezdve mindent digitálisan képzelnek el. A hangsúly a kettő között, a megfelelő időben történő digitalizáción és a fokozatosságon van!”

– hívja fel a figyelmet Borzák Péter, az INSPYRE ügyvezető igazgatója.

Az IT szolgáltatásokkal foglalkozó hazai cég vezetője azt javasolja, minden fejlesztést érdemes egy alapos tervezéssel kezdeni. Ennek a leghatékonyabb módja általában egy olyan kvalitatív kutatás, amelyben a digitalizálás előtt álló cég minél különbözőbb szerepű kapcsolatai segítségével felméri, hogy azok mit tekintenek a leginkább fejlesztendő területnek vagy kiküszöbölendő problémának a szervezet napi folyamataiban. Más hiányosságokra világíthatnak rá ugyanis az ügyfelek, a velük állandó kapcsolatot tartó munkatársak és másra a befektetők is.  Az így nyert eredmények segítenek pontos képet alkotni a vállalat számára arról, hogy mi az amit valóban érdemes digitalizálni.

A tapasztalatok szerint jellemzően azokat a területeket ajánlott fejleszteni, amelyekkel az ügyfelek rendszeres kapcsolatban vannak, vagy ahol a szervezet működtetése szempontjából kritikus feladatok koncentrálódnak. Előbbibe tartozik többek között az ügyfélszolgálat vagy terméktámogatás, hiszen ezek esetében napi szinten kell külső igényeknek megfelelni és a problémákat elhárítani. Utóbbiba pedig a cég operatív működését támogató és háttérfeladatokat végző olyan egységek sorolhatók, amelyeknél egyszerre összpontosul több részleg munkája (back office, pénzügyi osztályok, stb.), vagy amelyek ugyan elkülönülnek a szervezet többi részétől, de létfontosságú szerepet játszanak az üzemeltetésben. Egyebek mellett ilyen lehet szerviz, de akár a logisztika is.

“A helyesen megtervezett és fokozatos digitalizációval rengeteget nyerhet egy vállalat. Manapság nem a digitalizáció teljes hiánya, hanem az “alul digitalizáltság” a legnagyobb probléma, azaz mikor a vállalatok megrekednek egy korábban bevezetett, gyakran már elavult rendszernél és nem képesek fejlődni. Pedig első lépésként, már azzal ha csak felmérik, mely területeken teljesít alul vagy felül a vállalkozás, egyben rálátást kapnak arra is, hogy a versenytársakkal szemben melyek a birtokukban lévő kompetitív versenyelőnyök, melyeket a jól megválasztott további fejlesztés csak növelhet.” 

– fejezi be elemzését Borzák Péter.