Az irodák fizikai berendezései mellett a digitális technológiák egyéni felhasználási szintje is döntő faktorrá vált a munkaélmény megteremtésében.
Egy globális kutatás megállapításai alapján összesen hatféle tipikus munkavállaló, illetve munkastílus különböztethető meg a technológiai fejlettség, valamint a helytől független, rugalmas munkavégzés szintje szerint, amellyel mostantól minden vezetőnek és cégnek kalkulálnia kell. A szakértők a hatékony együttműködés mellett még egy nagyon fontos szempontra hívták fel a figyelmet: az irodai eszközbeszerzésekben már nem a flipchart tábla funkciókészlete vagy a székek minősége számít, hanem az, hogy mindenki a maga technológiai fejlettségi szintjéhez mérten tudjon bekapcsolódni a közös munkába – legyen szó csoportos meetingekről vagy egyéni munkavégzésről.
A jövő a hibrid munkahelyeké – nincs visszaút
A pandémia alapjaiban változtatta meg azt, hogy hogyan dolgozunk és végezzük a feladatainkat. Mostanra az is teljesen egyértelművé vált, hogy ezek a változások hosszú távon is velünk maradnak. Habár a digitális kollaborációs eszközök és megoldások népszerűsége már a járvány előtt is fellendülőben volt, az új helyzet felgyorsította az adaptáció szükségességét a munkahelyeken. Egyik napról a másikra megváltozott a munkavégzés helyszíne, stílusa, és az ehhez szükséges eszközök köre is. Mivel a videókonferenciák és hanghívások váltak az első számú kommunikációs eszközzé, a megfelelő digitális munkaélmény megteremtése elkerülhetetlenné vált mindenki számára, akárhogyan is dolgozott korábban.
A tűzoltás után a tudatos fejlesztés és a megtérülés a cél
A járvány első hulláma olyan erővel csapott le, hogy nem volt idő átgondolni a fejlesztéseket. A vezetőknek és az otthonról dolgozóknak tárgyalótereket, illetve videó- és hanghíváshoz megfelelő helyszíneket és eszközöket kellett teremteniük az irodában és az otthonokban egyaránt. Most viszont, hogy ezek az eszközök már biztosan a mindennapok szerves részévé válnak, érdemes időt szánni a tudatos, átgondolt tervezésre.
Az eszközök beszerzésekor a vezetők hajlamosak abból kiindulni, hogy az adott pozícióban lévő emberek ugyanabban a munkastílusban dolgoznak, ez azonban nem így van. A munkaélmény minőségét számos tényező befolyásolja, többek között például az, hogy honnan dolgoznak, milyen eszközökkel rendelkeznek, milyen a preferált munkastílusuk, illetve a digitális érettségük. Egy egyszerű példával élve, a zajszűrővel ellátott fejhallgatók sokkal fontosabbak lehetnek az olyan munkavállalók számára, akiknél mindennapos a gyerekzsivaj és nyüzsgés a háttérben, mint azoknak, akik egy csendes irodában töltik munkaidejüket.
Túl sok az opció – nem szabad elveszni a választék tengerében
A munkavégzéshez szükséges eszközök és alkalmazások köre napról napra bővül. A videóhívások elterjedésével a vezetőknek ma már sokkal több tényezőt kell végig gondolniuk, mint például a megvilágítás, a megfelelő hátterek vagy nagyfelbontású videókamerák bevonása. Emellett ott vannak még a végfelhasználók saját eszközei is: headsetek, fejhallgatók, mobiltelefonok, monitorok, laptopok, webkamerák vagy a mikrofonok.
A vállalatok beruházásai egyértelműen megnövekedtek ezen a területen 2021-ben. Nem elég azonban rutinból beszerezni az eszközöket, mert hiába a drága felszerelés, ha az nem a legmegfelelőbb megoldást jelenti a felhasználó számára.
Az új alap a tervezésnél: ki milyen munkastílusban képes a legjobb eredményre?
A munkahelyi személyiségek olyan tipikus munkavállalói kategóriák, amelyek segítségével a kollégák viselkedését és munkastílusát alapul véve kideríthető, hogy milyen eszközökkel és technológiákkal támogathatók a mindennapokban.
Az alábbi kategóriák megállapításához a kutatás szervezői olyan tényezőket vizsgáltak, mint a munkavégzés helyszíne, a kommunikáció intenzitása, mobilitás vagy a technológiai jártasság. A minta kiértékelését követően összesen 6 típus különböztethető meg, amelyekbe a vállalkozások munkavállalóinak 92%-a besorolható.
- A „mindig online” vezető
A kategóriák közül ők azok, akik általában a legtöbb időt videóhívásokkal. Mivel igen sokféleképpen és sok helyszínen dolgoznak, zavarja őket, ha elterelik a figyelmüket, ha meg kell szakítaniuk tevékenységüket, illetve a kiszámíthatatlan háttérzaj. Egy tipikus vállalkozásban az alkalmazottak 12%-a tartozik ebbe a kategóriába – ami tekintve, hogy kifejezetten vezetőket vizsgált a kutatás, igen magas részarány.
- A terepen lévő munkatárs
Ezek a kollégák állandóan mozgásban vannak. Folyamatosan változó környezetük miatt zavarja őket a hívások során fellépő zaj és a megbízhatatlan internetkapcsolat. Nem szeretnek sok mindent magukkal cipelni, ezért olyan megoldásokat keresnek, amelyek jól hordozhatók és könnyen használhatók. Egy tipikus vállalkozásban a munkavállalók 5%-a tartozik ebbe a kategóriába.
- A rugalmas munkatárs
A rugalmas munkatárs megosztja az idejét a vállalati iroda, az otthoni iroda és az utazás között. Mivel gyakran dolgoznak távolról és menet közben, zavarja őket a kollégákkal való együttműködés nehézsége, és az, ha lemaradnak fontos információkról, amikor nincsenek az irodában. A rugalmas munkatársnak „állandóan bekapcsolva” kell lennie, és több eszközön kell tudnia kommunikálni. Egy tipikus vállalkozásban az alkalmazottak 20%-a tartozik ebbe a kategóriába.
- A távolról bekapcsolódó munkatárs
Otthoni irodából vagy távoli központból dolgozva a távoli munkatársnak kevesebb lehetősége van részt venni személyes megbeszéléseken, és nagyobb kihívást jelent számára a sikeres és produktív együttműködés. A távoli dolgozók több eszközre, egységes kommunikációra és technológiára támaszkodnak, hogy áthidalják a szakadékot köztük és kollégáik és ügyfeleik között. Egy tipikus vállalkozásban a munkavállalók 15%-a tartozik ebbe a kategóriába.
- Az irodai munkatárs
Az irodai munkatárs nagyon együttműködő és nyitott az új technológiákra. Mivel az irodai munkatársak közül sokan nyitott irodákban dolgoznak, és a nap nagy részét az asztaluknál töltik, zavarja őket a háttérzaj és az állandó figyelemelterelés. A kategóriák közül ide tartoznak a legtöbben, az alkalmazottak 27%-a irodai belsős munkatárs egy tipikus vállalkozásban.
- Az irodai kommunikátor
Hagyományosabb munkastílusával az irodai kommunikátor leginkább az általa ismert rendszerekkel és eszközökkel (például asztali telefont) érzi komfortosan magát, és úgy érzi, hogy az irodában tud a leghatékonyabban dolgozni, nem pedig otthon vagy más helyeken. A hívásokkal eltöltött időben zavarják őket a megszakítások, a háttérzaj, és nyugalom hiánya. Egy tipikus vállalkozásban a munkavállalók 13%-a tartozik ebbe a kategóriába.
Empátiát is sugall a személyre szabott munkaélmény
A megfelelő eszközök megtalálása mellett legalább ugyanilyen fontos az empátia a munkatársak felé. Néhányan egyszerűen hallani sem akarnak arról, hogy visszatérjenek az irodába; mások viszont azzal nem tudnak mit kezdeni, hogy a munkahelyük beszivárgott az otthonukba is. A termelékenységüket pedig rendkívül befolyásolja, ha olyan helyen kell dolgozniuk, ahol nem tudnak.
„A cégen belüli munkastílusok kialakítása nehezebb, mint amilyennek elsőre tűnik. Nem tudunk minden egyes alkalmazottra létrehozni egy külön kategóriát, de mégsem vehetünk mindenkit egy kalap alá. Általában ez a hat munkastílus tökéletes kiindulást jelent, hiszen több tényezőt is figyelembe vesz, beleértve a munkaköröket, a munka helyszínét, a környezetet és technológiai felhasználási szintet”
– mondta Tohai Tibor, a hibrid munkavégzést és tanulást elősegítő megoldásokkal foglalkozó Sinaptive Kft. technológiai vezetője.
Van, aki megengedi, hogy az alkalmazottak válogassák össze maguknak egy adott keret erejéig az eszközeiket egy listából, és vannak, akik nem kívánják semmilyen formában korlátozni őket. Bárhogy is legyen, az biztos, hogy mindennek a kulcsa az információ.
„Meg kell érteni a vállalaton belüli különböző típusú pozíciókat, a munkahely és a környezet sajátosságait, az alkalmazottak preferenciáit, a munkájuk elvégzéséhez szükséges technológiákat és az alkalmazottak véleményét, hogy megalapozott kategóriákat alakíthassunk ki.”
– reflektált a kutatás eredményeire Meznerics Ádám, a Sinaptive Kft. üzletfejlesztési vezetője. Hozzátette:
„Érdemes időt fordítani arra, hogy összegyűjtsük ezeket az információkat, kiértékeljük azokat, majd az eredményre alapozva hozzuk meg döntéseinket a beruházásokról, hiszen így sokkal nagyobb arányban garantálható az eszközbeszerzések megtérülése.”
