Hogyan javíthatjuk az alkalmazottak hatékonyságát, miközben időt takarítunk meg? Sokszor merül fel a kérdés. Összegyűjtöttünk 4 tippet, amellyel növelhetjük munkatársaink hatékonyságát az irodában és/vagy home officeban is.

A világ folyamatos változásban van, s igaz ez a munkavégzés helyére és módjára is. Az elmúlt 1.5 évben a pandémia kikényszerítette és felgyorsította a távoli munkavégzést. Akinek nem volt muszáj bemenni az irodába, az home officeba költözött. Sokan kételkedve fogadták ezt a folyamatot, és negatív véleménynek adtak hangot a munkavállalók hatékonyságát illetően. De az idő nem őket igazolta. Jellemzően produktívabbak lettek az emberek otthon, ami még tovább ez fokozható, ha tudatosan odafigyelünk és átalakítunk néhány folyamatot.

Tehát hogyan javíthatjuk vezetőként saját és munkatársaink hatékonyságát, miközben időt takarítunk meg? Íme 2+1 ötlet, amit érdemes átgondolnod hatékonyságnövelés érdekében.

1. Ne félj delegálni

Bár ez a tipp a legnyilvánvalóbbnak tűnik, gyakran a legnehezebb a gyakorlatban alkalmazni. Értjük – a te céged a te “gyermeked”, ezért azt szeretnéd, hogy közvetlen mindre legyen ráhatásod. Semmi gond nincsen azzal, ha a minőséget helyezed előtérbe (elvégre ez az, ami sikeressé teszi a vállalkozást), de minden apró részletet nem lehet saját ellenőrzés alatt tartani.

Ellenben, ha felelősséget adsz a megfelelő képességekkel rendelkező munkatársaknak és bizalmat szavazol nekik, legtöbb esetben a tőlük telhető legjobb módon fogják a feladatokat elvégezni. Senki nem szeret csalódást okozni, ha bíznak benne. Lehetőséget adsz a munkatársaknak, hogy új képességeket tanuljanak, vezetői tapasztalatot szerezzenek, amiből a céged profitálni fog. Okkal alkalmazod a munkatársakat, érdemes nekik megadni a lehetőséget a fejlődésre.

Például egy parodontológiával foglalozó szakorvosnak az ideje túl drága, hogy fogfehérítést végezzen. A rezidens kolléga tökéletesen tud ebben segíteni és tehermentesíteni a szakorvost.

2. Párosítsd a készségeket a feladatokhoz!

A hatékonyság maximalizálása érdekében elengedhetetlen a munkatársak készségeinek és viselkedési stílusának ismerete. Például egy extrovertált, kreatív, “out-of-the-box” gondolkodó valószínűleg tökéletes ügyfélkommunikációra. Azonban küzdelem lesz számára, ha túl sok adminisztrációval járó, túlságosan sztenderdizált feladatokat kell végezne.

Egyszerűen nem hatékony, ha arra kéred a munkatársakat, hogy mindenben legyenek nagyszerűek – ehelyett mielőtt megbízást adsz egy munkatársnak, tedd fel magadnak a kérdést: ez a személy a legalkalmasabb erre a feladatra? Ha nem, keress mást, akinek készségei és stílusa megfelel az elvégzendő feladatnak.

Például egy keresőoptimalizálással foglalkozó ügynökségnél a kreatív szövegíró nem fogja örömmel és hatékonyan elvégezni az analitikus gondolkodást igénylő elemző feladatokat, mint kulcsszókutatás vagy technikai audit. De fordítva is igaz, ha az analitikai feladatokkal foglalkozó kollégának a “terhesség 40 hetét” kell viccesen megírni, nem lesz a legboldogabb munkavállalód.

Képek forrása: freepik.com

4. Egyszerű és világos célokat fogalmazz meg!

Nem várhatod el az alkalmazottaktól, hogy hatékonyak legyenek, ha nincsen világosan megfogalmazott cél meghatározva számukra. Ha egy cél nem egyértelműen meghatározott és ténylegesen megvalósítható, a munkatársak kevésbé lesznek produktívak. Tehát próbáld meg átgondolni azt, hogy a munkatársak feladatai a lehető legvilágosabbak és egyszerűbben megfogalmazottak. Tájékoztasd őket, hogy pontosan mit vársz el tőlük, és mondd meg, hogy konkrétan milyen hatása lesz ez az elért célnak – céges szinten és az ő egyéni karrierjében is.

Egyik lehetőség erre a “SMART” célok megfogalmazása. Ez egy mozaik szó, ami angol

Specific (specifikus), Measurable (mérhető), Attainable (elérhető), Realistic (reális) és Timely (időszerű) szavak kezdőbetűiből áll össze,

Mielőtt feladatot delegálnál egy kollégához, kérdezd meg magadtól, hogy megfelel-e a SMART a követelményeknek. Ha nem, kérdezd meg magadtól, hogyan lehet a feladatot módosítani annak érdekében, hogy a munkatársaid fókuszáltak és hatékonyak maradjanak.

Például egy szendvicspanel garázsokat értékesítő kollégának azt mondani az évértékelő beszélgetésen, hogy “ugyanezt kell csinálni jövőre, csak még jobban” – nem elégíti ki a SMART célok követelményeit. Ez se nem konkrét, se nem mérhető, se nem elérhető.

Ha legalább egy tippet sikerül beépíteni a mindennapokba, már akkor is érezhető változást fogsz tapasztalni a vállalkozásod életében.