Pici a hely az irodádban, az üzlethelyiségedben? Okosan kialakított polcrendszerekkel, szekrényekkel, fiókokkal, papírdobozokkal mindennek helyet találhatsz. Nézzünk néhány tárolási, rendszerezési tippet, amivel a szükséges tárgyak a helyükre kerülhetnek!
- Tudatos szelektálás
Az első és talán legfontosabb lépés, mérd fel, hogy pontosan mire van szükséged, azt is fontold meg, hogy melyik eszközt milyen időközönként fogod használni. Azoknak a tárgyaknak, amelyeket napi rendszerességgel, folyamatosan a kezed ügyében kell lennie, alakíts ki jól elérhető, biztonságos helyet az íróasztalodon, vagy az asztal közelében, amit a székeden ülve is elérsz. (Polc az asztal fölött, mellett stb.) A ritkábban, akár heti, havi rendszerességgel használt eszközöknek pedig alakíts ki egy polcrendszert takarítószereket például érdemes könnyen elérhető, de kevéssé látható helyre pakolni.
- Válassz megfelelő adottságú üzlethelyiséget!
Ha üzleted van, mérd fel, hogy milyen termékeket kell elhelyezned, ezeknek milyen tárolási követelményei vannak! Amennyiben még nincs üzlethelyiséged, a választás során ne csak a bérleti díj, a megközelíthetőség vagy a láthatóság legyen szempont, hanem a helyiség tárolási lehetőségei, kapacitásai is. Egy rendezett, okosan kialakított tárolórendszerrel sokkal gördülékenyebb lesz a kiszolgálás folyamata is.
- Nézz körbe, nézz fel!
Mérd fel, hogy a helyiségen belül hol helyezhető el tároló! Vizsgáld meg, hogy melyik falra mekkora polc, szekrény férne el, nézz körül alaposan, kitűnő tárolóhelyként funkcionálhat a lépcső alatt kiaknázatlan terület, az ablak alá vagy az ajtó fölé fúrható polc. (Fúrás előtt ellenőrizd a fal minőségét és azt, hogy hol futnak a vezetékek a falban, így néhány kellemetlen meglepetést is megspórolhatsz magadnak!)
- A tárgyaknak keressünk tárolót, ne a tárolóknak tárgyakat!
Csak akkor vegyél tárolót, ha már megközelítőleg tudod a tárgyak, termékek méretét és mennyiségét! Ez azért fontos szempont, mert ha túl nagy tárolót veszel, menthetetlenül kitöltöd holmival, ha túl kicsi a tárolókapacitás, akkor újabb szekrényt, polcot, dobozt kell szerválnod.
- Az apró tárgyakat helyezd dobozba, a vezetékeket rendszerezd!
A mütyürök amilyen kicsik, akkora káoszt tudnak okozni az otthonunkban és az irodában is. Pláne, ha egy pici helyiséget árasztanak el. Keríts mutatós dobozokat és helyezd ezeket a picúr tárgyakat egy rendszerező segítségével a doboz belsejébe! Rendelj méretre készített egyedi tervezésű dobozokat a rendszerezéshez és akár a csomagküldéshez is! A különböző vezetékek, hosszabbítók, kábelek is elképesztő zűrzavart tudnak okozni, főleg ha egy kis helyiségben szabadulnak el! Tervezd meg, hogy milyen eszközökhöz kell elektromos áram, a konnektorhoz képest hol helyezkednek el, vásárolj kábelrendezőt, így kordában tudod tartani a vezetékeket, töltőket stb.
- Irattárolás
Az online rendszereknek köszönhetően szerencsére ma már egyre kevesebb papírral kell megbirkóznunk, de még mindig bőven akad számla, szerződés stb., amelyeknek a tárolásáról bizony gondoskodnunk kell. Alakíts ki három különböző kategóriát, mappát a papíroknak.
- Bejövő: ezek azok az iratok, papírok, amelyeket még nem néztél meg.
- Kimenő: ebbe a mappába kerülnek azok, amelyeket postáznod kell
- Lefűzendő: ide jönnek azok a papírok, amelyeket le kell fűznöd rövid időn belül.
És legyenek felcímkézett archiváló dobozaid azoknak a papíroknak, amelyeket meg kell őrizned bizonyos ideig.
- Megsemmisítés
Szerencsére olyan papír is bőven akad, amire már nem lesz szükséged. Ha van iratmegsemmisítőd, helyezd el az íróasztal közelében. Csak arra kell figyelni, hogy az asztalodon ne keveredjenek össze a megőrzendő és a megsemmisítendő papírok! Találj ki egy neked megfelelő, követhető rendszert a megsemmisítésre (pl. hetente megsemmisíted a fölösleges iratokat, addig egy külön mappában várják végzetüket ezek a papírok.)
- Hulladékkezelés
Szelektáld a hulladékot, nézz annak is utána, hogy mi számít veszélyes hulladéknak az irodádban, üzletedben! (Pl. sokan nem tudják, hogy az elektronikai eszközök jelentős része veszélyes hulladéknak számít!) Gondoskodj arról, hogy a hulladék megfelelő időközönként kikerüljön a külső szeméttárolóba, a veszélyes hulladékot pedig szállítsd el egy átvevőhelyre!
- Home office
2021-ben a COVID-rendelkezések kapcsán rengetegen dolgoznak otthonról, vagyis home office-ban. Ha csak pár napról van szó, el tudsz dolgozni egy ideiglenesen irodának kikiáltott helyiségben (ez lehet a konyha és a háló). Azonban ha hosszú távon otthonról végzed a munkát, ha megteheted, alakíts ki egy kis irodahelyiséget, ami valamilyen módon elkülönül a családi élettértől. Ebben a helyiségben jó eséllyel központi helyen lesz a számítógéped, laptopod, a közelében helyezd el a nyomtatót, nyomtatóba való papírt. A home office-ban is alakítsuk ki az iratok kordában tartásához szükséges rendszert, és az első adandó alkalommal szabaduljunk meg a fölösleges tárgyaktól, papíroktól!
- Térj vissza újra meg újra az eredeti tervhez!
A rendszer kialakítása igazi flow-élmény lehet, a rend megtartása viszont egy monoton folyamat. Van, akinek nehezére esik megszabadulni a fölösleges holmitól, van, akinek két nappal az “új rend” kialakulása után káosz alakul ki az asztalán. Ez főleg akkor kínos, ha az üzletünkben, irodánkban ügyfeleket fogadunk. Ha elakadnánk a rendszerezésben, vagy mindig ugyanabba a hibába esünk, felkérhetünk egy rendszerezési tanácsadót, hogy segítsen a számunkra megfelelő struktúra kialakításában.
A rendszer kialakítása lényeges eleme minden vállalkozásnak, irodának, otthoni munkának. Jelentősen növelhetjük a hatékonyságunkat, ha pontosan tudjuk, hol találjuk a szükséges tárgyakat, eszközöket.
