A különféle szolgáltatások és folyamatok kezelése komoly terhet ró a vállalatoknál az egyes részlegekre.
Az informatika területén jóval egyszerűbbek az ilyen feladatok a speciálisan erre a célra kialakított rendszereknek köszönhetően, amelyek évek óta jól bevált gyakorlatokat kínálnak. A Micro Focus szakértői arra hívják fel a figyelmet, hogy az informatikai folyamatmenedzsmentet egyszerűen át lehet ültetni a szervezetek további egységeire és azok szolgáltatásaira is, így átláthatóbbá, hatékonyabbá és könnyebben felügyelhetővé válik a teljes üzleti működés.
A nagyvállalatoknál már hosszú évek óta használnak ITSM (IT-szolgáltatásmenedzsment) rendszereket ahhoz, hogy megfelelően tudják kezelni az informatikai szolgáltatásokat a megtervezéstől és kialakítástól kezdve az üzembe helyezésen át a működtetésig és felügyeletig. Ezek a jól bevált gyakorlatok hatékonnyá teszik a működést, ezért érdemes igénybe venni őket egyéb területeken is. A Micro Focus szakértői szerint egyetlen fejlett ITSM rendszerrel könnyedén kezelhetők a vállalati folyamatok, így nincs szükség külön megoldásokra és külön rendszerekben kezelt adatok, táblázatok és fájlok sokaságára.
Szétszórt = bonyolult
Minden részlegnél szükség van a különféle szolgáltatások és folyamatok kezelésére. Ezek nélkül nem tud működni sem a HR, sem a jogi és pénzügyi osztályok, sem az oktatásért, biztonságért, értékesítésért, marketingért vagy éppen kutatás-fejlesztésért felelős csapat. Sok szervezetnél minden osztály maga intézi a kapcsolódó eszközök beszerzését, ami a könnyen bevezethető, SaaS-modellben igénybe vehető szoftverszolgáltatásoknak köszönhetően egyre egyszerűbbé válik. Az IT-részleg pedig tipikusan már csak akkor csöppen bele a folyamatba, amikor az adott divízió megkéri őket, hogy integrálják a megoldást a meglévő rendszerbe. Ennek viszont az a végeredménye, hogy minden osztály csak a saját „silójában” gondolkodik és működik, az IT-infrastruktúra pedig rendkívül összetetté válik, amit nehéz felügyelni.
Egy eszköz mindenre
Ilyen esetben jól jön, ha az informatikai szolgáltatások kezelésére már bevált ITSM rendszerrel egyéb vállalati folyamatok is menedzselhetők. Ilyen lehetőséget biztosít például a Micro Focus Service Management Autmation X megoldása, amellyel az ITSM gyakorlatok kiterjeszthetők a többi részleg működésére is.
A szoftver segítségével a szervezetek nagyon egyszerűen, programozói tudás nélkül hozhatnak létre új alkalmazásokat a munkafolyamatok kezelésére bármelyik részlegük számára. A teljes alkalmazás szabadon testre szabható az adott divízió igényeinek megfelelően: egyedileg megadhatók többek között a mezők, az űrlapok, az üzleti szabályok, a folyamatok, az értesítések és az egyedi műveletek, ráadásul a korábban használt adatok is egyszerűen importálhatók.
Így például egy HR-részleg jóval egyszerűbben intézheti az onboarding folyamatokat ezen a rendszeren keresztül. Nem kell külön táblázatokban vezetniük az adatokat és a teendőket, és e-maileket küldözgetniük, hanem mindent egy megoldásban tárolhatnak és kezelhetnek.
A megoldásnak köszönhetően egységesek lesznek a folyamatok a szervezeten belül, így a felhasználók könnyebben eligazodnak, bármelyik részlegnél is kell kérniük és igénybe venniük egy-egy szolgáltatást. A rendszer azt is elősegíti, hogy minél több folyamatot automatizáljanak. Ezáltal minden divízió sokkal jobban fókuszálhat a saját működésére és az üzleti értékteremtésre az egyes szolgáltatások és folyamatok kezelése helyett. Az automatizálás pedig nem csupán a munkaterhelést csökkenti, de az emberi hibák lehetőségét is minimalizálja. Az eszköz analitikai és riportolási képességei pedig elősegítik a szolgáltatások és a felhasználói élmény továbbfejlesztését.
