Elkezdődött a nyár, vagyis a szabadságok és out-of-office-ok időszaka. Ismét időszerű a kérdés: hogyan lehet a lehető leghatékonyabban támogatni a cégen belüli kapcsolattartást a kollégák között úgy, hogy ne vesszenek el az információk.
A világ egyik legnagyobb gazdasági szereplője a Facebook talán megtalálta a megoldást a fenti kérdésre. Virtuális munkahelyi környezetét, a Workplace-t több mint 30.000 szervezet használja, köztük a Heineken, Spotify és Starbucks is. De vajon működik-e a rendszer a hazai gyakorlatban is? Az Intren digitális ügynökség tapasztalatai következnek.
Mit tud a Workplace?
A Facebook nem találta fel a spanyolviaszt, számos hasonló rendszer létezik a piacon. A 2016-os bevezetése óta mégis már több tízezer szervezet használja a Workplace-t világszerte. Mivel a munkavállalók nagy részének van saját Facebook fiókja, így a platform ereje az ismerős felület könnyen kezelhetőségében rejlik. „Ahogy nő a szervezet, egyre nagyobb kihívás megoldani, hogy minden kollégához eljusson az összes fontos információ. És ezt a nyári időszak csak tovább nehezíti” – emeli ki Gandera Balázs, az Intren digitális ügynökség vezetője. – „Ezért vezettük be a Workplace-t, amit a projektalapú csetszobák létrehozásától a dokumentumok megosztásán át a meetingek szervezéséig, nagyon sok folyamatba bevonunk. A bevezetéskor szinte rögtön látszott, hogy a Facebook virtuális munkahelyi környezete nagyon könnyen használható, hiszen nem idegen a kollégáknak. Így rengeteg időt spóroltunk.”
Mit tud hozzáadni a nyári időszakhoz?
A nyári időszakban lehetetlen, hogy minden kolléga ott legyen az összes számára releváns meetingen, konferencián, workshopon. Ezért nagy segítség a cégek számára a live video funkció, amivel megoldható az adott esemény online közvetítése. Később a videót el is menthetjük, mintegy virtuális memoként. Így a szabadságról visszatérő kollégák is megnézhetik a felvételt. A helyettesítés megszervezésében a keresőfunkciónak van nagy szerepe. Többé már nem kell a fileszerverek erdejében tévelyegni; az adatok könnyen megoszthatóak a Workplace-n keresztül is. „A személyes kedvencem a cégvezetők saját fóruma, ahol közvetlenül tudok szólni a kollégákhoz, ezzel kiváltva a köremaileket” – teszi hozzá Balázs. – „A munkatársainktól is pozitív visszajelzéseket kapunk: sokkal személyesebbnek érzik ezt a fajta online kommunikációt. További jó pont, hogy amikor a Facebook észrevette, hogy az egyik vezető hazai digitális ügynökség használja a rendszerét, a „legjobb felhasználót kereső” háziversenyünket megnyerő munkatársunkat meghívták a dublini központjukba. Nem rég ki is repült a kolléga.”
Nem kell félteni az adatokat a Facebook-tól?
A Facebook adatkezelési botránya óta könnyen felmerülhet a kérdés, hogy a céges adatok megosztása milyen kockázati tényezőkkel járhat. A felhasználói feltételekben a Facebook kiemeli, hogy adatokat gyűjt a platformon megosztott anyagok alapján, és ezeket az adatokat fel is használja. „Reklámok ugyan nincsenek a Workplace-en,” – emeli ki Balázs – „de az biztos, hogy a Facebooknak megéri adatokat gyűjteni például arról, hogy mennyien dolgoznak home office-ból, és hova szerveznek ki feladatokat a vállalatok. A kulcs, abban rejlik, hogy tudatosan használjuk a Workplace-t. Ha CRM rendszert szeretnénk belőle faragni, az nem fog menni, de ha egy hatékony belsőkommunikációs platformra van szükségünk, akkor jó helyen járunk.”
