A hibrid munkavégzés elterjedésével a dokumentumkezelésben is felgyorsult a digitális átalakulás. A legtöbb munkahelyen vegyesen, papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat, a vállalkozások 11,5 százalékánál pedig csak papíralapú a teljes folyamat. A Canon Hungária Kft. online felméréséből megtudtuk a hazai dokumentumkezelési szokásokat és elvárásokat.

Az elmúlt időszakban sok munkahelyen most először jelentek meg olyan fogalmak mint a hibrid- vagy éppen a távmunka, amelyhez a digitális megoldásoknak is nagyon rövid idő alatt alkalmazkodnia kellett. Közben a vállalkozások továbbra is számos kihívással találkoznak mindennapokban a dokumentumok kezelésével kapcsolatban, legyen szó akár az archiválási folyamatokról, a GDPR-kompatibilis adatkezelésről vagy éppen egy korábbi papíralapú szerződés előkereséséről. A Canon online felmérésének célja az volt, hogy feltérképezze a szokásokat, a legnagyobb problémákat és legfontosabb elvárásokat a dokumentumkezelés területén.

Papír kontra digitális

A járvány hatására a legtöbb esetben nem változott az eszközhasználat a dokumentumok kezelése során. A válaszadók többsége, közel 70% naponta minimum egyszer, de 17% is legalább hetente használ nyomtatót, fénymásolót vagy szkennert a különböző munkafolyamatok során. A legtöbb munkahelyen a mai napig vegyesen, tehát papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat (76%). A kitöltők több mint 12 százalékánál már tisztán digitális formában, 11,5 százaléknál viszont még mindig csak papíralapon történik a dokumentumkezelés. A felmérés kitért a fenntarthatóság kérdésére is: ez alapján a válaszadók közel 90%-a tartja fontosnak az észszerű papírhasználatot és az energiahatékony munkafolyamatok kialakítását.

Az elveszett dokumentum a legnagyobb frusztráció

A válaszadók számára legtöbbször a papíralapú dokumentumok okoznak fejtörést: 41% a nem digitalizált dokumentumok elvesztését, valamint a korábbi dokumentumok közötti nehéz kereshetőséget és az ebből származó bosszúságot emelte ki legnagyobb hátrányként a mindennapi munkavégzés során. A második legnagyobb probléma, hogy a dokumentumok kezelése rengeteg időt vesz el (36%) főként akkor, ha ezeket vegyesen, tehát digitálisan, illetve papíralapon is archiválni vagy tárolni kell, és a munkatársaknak egy nem felhasználóbarát rendszerben kell dolgozniuk. A felmérésben résztvevők közel 20 százaléka pedig kifejezetten a dokumentumkezelő eszközök nem megfelelő működését és hiányos funkcionalitását jelölte meg problémaként, valamint, hogy a kollégák ezért nem tudják zökkenőmentesen kezelni az eszközöket.

„A technológia legfontosabb szerepe, hogy hatékonyan segítse a munkát és ne akadályozza. Egy jó dokumentumkezelő rendszernek is olyannak kell lennie mintha egy digitális asszisztensünk lenne. A könnyű kezelhetőség, a különböző iparágak igényeinek megfelelő funkcionalitás, az egyszerű integrálhatóság, valamint a könnyű kereshetőség mind olyan tulajdonságok, amelyek nélkülözhetetlenek a mindennapi dokumentumkezelésben. A felmérés megmutatta, hogy a kis- és középvállalkozásoknál bőven van még lehetőség a fejlődésre, ezért segítünk nekik megtalálni a hozzájuk illő megoldásokat. Így növelhetik a hatékonyságot, csökken a hibalehetőség, és a kollégák az igazán fontos feladatokra koncentrálhatnak”

– mondta Winkler Zsolt, a Canon Hungaria B2B marketing vezetője.

 Megbízhatóság, gyorsaság és hibrid funkciók

Nem meglepetés, hogy a válaszadók többsége a hatékonyságot, megbízhatóságot tartja fontosnak, de az igen, hogy a GDPR szabályoknak megfelelő adatkezelés, mint fontos szempont, csak keveseknél (10%) merül fel, ha a dokumentumkezelésről van szó. Sokkal többen (26%) jelölték meg– valószínűleg a közelmúlt történései miatt is – a hibrid munkavégzéssel kapcsolatos funkciókat, tehát hogy a rendszerek távmunka során is kifogástalanul működjenek.

Új dokumentumkezelő rendszer bevezetése esetén pedig a legfontosabb szempontok a könnyű kezelhetőség és felhasználóbarát rendszer (38%), az integrálhatóság a már meglévő rendszerekkel (30%), valamint a költséghatékonyság (8,5%).

További információ: www.canon.hu/digitalis-asszisztens

The post A dokumentumok kezelése mindennapos frusztráció az irodában appeared first on Műszaki Magazin.

A pályázaton azok a Magyarországon bejegyzett vállalkozások, illetve szervezetek vehetnek részt, amelyek a 2020. évben kiemelkedő műszaki, gazdasági innovációs teljesítménnyel (új termékek, új eljárások, új szolgáltatások értékesítése) jelentős üzleti hasznot értek el. Az innováció kiindulási alapja tudományos kutatás, műszaki-fejlesztési eredmény, szabadalom, know-how alkalmazása, technológia-transzfer stb. lehet. A bírálóbizottság az innovációból 2020-ban elért eredmény/árbevétel, és egyéb műszaki, gazdasági előnyök mellett, az innováció eredetiségét, újszerűségét, és társadalmi hasznosságát, valamint a pályázat kidolgozottságának színvonalát is értékeli.

A nevezéshez szükséges dokumentumok:

• 1 oldalas összefoglaló, amely a www.innovacio.hu/innonagydij c. oldalon tölthető ki,
• Részletes leírás a megvalósításról, az innovációból elért piaci, illetve gazdasági eredményről (árbevétel/eredmény, piaci részesedés növekedése stb.), valamint arról, hogy külső (pályázati) forrás mennyiben segítette az innovációs teljesítmény elérését, összesen maximum 10 A/4-es oldalon,
• Referenciák igazolása (szakvélemény, vevők véleménye, fotó, videofilm, szakcikk stb.),
• Nyilatkozat a közölt adatok, információk, valamint a szellemi tulajdonvédelmi jogok hitelességéről.

Beadási határidő: 2021. február 10., 15 óra

A részletes leírást és a nyilatkozatot pdf formátumban kell feltölteni a www.innovacio.hu/innonagydij c. oldalra.

További információ: www.innovacio.hu, e-mail: innovacio@innovacio.hu, tel.: 061-430-3330.

The post Magyar Innovációs Nagydíj pályázat appeared first on Műszaki Magazin.